Segreteria organizzativa per eventi

Segreteria organizzativa per eventi

Ogni evento di successo ha alle sue spalle una macchina organizzativa eccellente. Il back office di un meeting aziendale, di un congresso o di un viaggio incentive è il cuore pulsante dell’evento a cui è affidato il compito di gestire ogni passaggio con cura e precisione. Per organizzare un evento aziendale, qualora l’aziende non disponga di risorse interne a questo dedicate o adeguate, la soluzione vincente è quella di affidarsi ad una segreteria organizzativa esperta con la quale collaborare. Nell’organizzazione di un evento possono esserci aspetti o componenti su cui è possibile ipotizzare un “saving” adeguato, ma tra questi sicuramente non compare la segreteria organizzativa che deve essere professionale, rapida ed efficiente. Il ruolo principale che spetta a questo servizio è quello molto delicato della gestione di ospiti ed invitati. Tramite la segreteria il futuro partecipante viene contattato dall’organizzazione dell’evento e, se accetta di partecipare, riceve tutte le informazioni tecniche e logistiche per essere presente. I compiti che la segreteria deve svolgere si possono dividere in due grande momenti: prima dell’evento e dopo l’evento

La segreteria pre evento

In questa fase il lavoro della segreteria organizzativa è quello di prendere in carico la lista dei possibili invitati all’evento che si sta organizzando e iniziare un’attività di contatto per sondare la disponibilità a ricevere informazioni. Se il futuro partecipante accetta si passa all’invito vero e proprio che, a seconda della tipologia di evento, può essere più o meno articolato. Una volta confermata la partecipazione dell’invitato si deve attivare una fase di comunicazione logistica piuttosto articolata che va dai trasferimenti da e per la sede dell’event alla prenotazione ed emissione di biglietti ferroviari ed aerei, da eventuali pernottamenti alle modalità di partecipazione al programma dell’evento con orari e dead-line da rispettare ad esempio per l’invio di documentazione necessaria al viaggio ? La segreteria contatterà personalmente il partecipante per ottenere tutte le informazioni necessarie a garantire la sua presenza e la sua soddisfazione. Diversi aspetti emergeranno proprio in questa sede: la previsione di un accompagnatore o accompagnatrice, esigenze particolari o intolleranze alimentari, informazioni pratiche sul luogo dove avverrà l’evento (in particolare se si tratta di un viaggio incentive). Sono tantissimi i dettagli che si moltiplicano per il numero dei partecipanti e chi si occuperà della loro gestione è proprio la segreteria organizzativa. Anche i relatori o gli eventuali speaker e testimonial dell’evento sono “gestiti” dalla segreteria, che se ne prende cura con grande attenzione.
Le informazioni raccolte vengono regolarmente condivise con l’azienda che organizza l’evento proprio per renderla partecipe e consapevole di come sta evolvendo la realizzazione dell’evento. 

Il momento del post evento

Una volta concluso l’evento la segreteria organizzativa si occupa di raccogliere i feedback dei participanti, ad esempio con un piccolo questionario, se previsto. In questa fase vengono anche gestiti eventuali rimborsi viaggio o esigenze emerse nel dopo evento. La segreteria può anche occuparsi di recapitare del materiale di follow up, come un piccolo book fotografico o altri contenuti riassuntivi e celebrativi dell’evento appena concluso, con lo scopo di alimentare un ricordo gradevole dell’esperienza.

Come scegliere una segreteria organizzativa per eventi?

CONSULTA si occupa di organizzazione eventi aziendali dagli anni ’80. Con quasi quattro decenni di esperienza ha maturato tutte le skill necessarie per realizzare eventi di successo e ben rifiniti, destinati a rimanere indelebili nella memoria di chi vi partecipa. Logistica e organizzazione sono il pane quotidiano dell’attività e il servizio che CONSULTA offre è studiato per curare al meglio ogni aspetto legato all’organizzazione e alla segreteria di un evento ben confezionato. Se hai bisogno di una segreteria organizzativa per il tuo evento contattaci senza impegno e spiegaci le tue esigenze, troveremo assieme la soluzione più adatta alle tue necessità.

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