Organizzazione eventi ibridi: un mix tra presenza e online

Organizzazione eventi ibridi: un mix tra presenza e online

La pandemia di Coronavirus ha cambiato in profondità le abitudini di milioni di persone. Anche il mondo degli eventi aziendali è stato sconvolto dalle necessità del distanziamento sociale e, per il momento, le grandi conferenze e meeting con grandi numeri di persone a cui eravamo abituati nell’epoca pre Covid-19 sono una vera sfida. Gli eventi aziendali, però, non sono destinati a scomparire. Il distanziamento sociale imposto dall’emergenza ha portato alla ribalta una tipologia di meeting a cui già si stava lavorando da qualche anno: l’evento ibrido. Si tratta di un mix tra un evento classico, in presenza, con incontri faccia a faccia, ed un evento online, dove lo scambio, la relazione, il contatto avviene tramite strumenti online. La caratteristica principale dell’evento ibrido è proprio la sua capacità di essere coinvolgente anche per il pubblico che segue da remoto. Non si tratta, quindi, di una semplice diretta streaming dove ci sono dei protagonisti e c’è un pubblico: l’evento ibrido prevede la partecipazione e il coinvolgimento degli spettatori da remoto tramite la loro interazione, i loro interventi e una regia complessiva dell’evento che li tenga sempre in considerazione.

Anche per rafforzare il legame tra chi vive l’evento dal vivo e chi lo vive su internet sono nate una serie di attività, tra cui il team building online, che hanno proprio il compito di ridurre la distanza tra queste due tipologie di partecipanti, assottigliando il più possibile la frontiera tra i mondi del reale e dell’online. È proprio su questo parametro che si misura il successo di un evento ibrido: quanto è stato realmente capace di coinvolgere e rendere partecipe il pubblico che segue da remoto?

I vantaggi di un evento ibrido ben strutturato sono innumerevoli. Innanzi tutto la platea a cui un simile evento si rivolge è più vasta e potenzialmente illimitata rispetto a quella di un evento tradizionale soprattutto, se si opta per una versione molto digitalizzata dell’evento: ad una conferenza in presenza poteva accadere di dover limitare il numero dei partecipanti in base alla capienza della sala (si pensi al classico evento “ad adesiine”, nell’evento ibrido questo limite scompare: internet permetterà a un numero elevatissimo di partecipanti di essere presenti, moltiplicando così le possibilità di interazione e di coinvolgimento ben oltre i limiti a cui eravamo abituati. Un altro aspetto da non sottovalutare è quello della riduzione dei costi: riducendo il numero degli ospiti e invitati in presenza anche i costi per la logistica e l’accoglienza risulteranno più contenuti. La digitalizzazione di una parte dell’evento, infatti, può portare con sé un risparmio importante. 

Per realizzare un evento ibrido sono necessari diversi strumenti e accorgimenti tecnici. A livello di gestione la figura del moderatore diventa ancora più importante. Spesso viene affiancata dalla figura del moderatore social e web, che si occupa di raccogliere le interazioni provenienti dal pubblico in remoto. Anche la regia dell’evento deve essere curata nel dettaglio e concepita ad hoc per la doppia fruizione presenza – remoto. L’impianto tecnologico deve essere di livello: riprese video e audio devono garantire la massima fruibilità e dinamicità dell’evento. La connessione deve essere stabile e le immagini fluide. Inoltre sia i partecipanti da remoto che quelli in presenza dovranno utilizzare delle app per interagire con le rispettive controparti e creare così quella relazione, quel legame tra fisico e digitale che è il sale stesso dell’evento ibrido.

Come organizzare un evento ibrido?

Le competenze da mettere in campo per organizzare un evento ibrido di successo sono molte. La buona riuscita passa per una grande cura dei dettagli e per uno standard qualitativo elevato capace di assicurare la perfetta funzionalità di ogni aspetto dell’evento ibrido. Non si tratta quindi di un prodotto che può essere realizzato improvvisando o leggendo dei tutorial online. Ad oggi il successo di un evento ibrido passa necessariamente attraverso la presenza di una squadra di professionisti del settore. CONSULTA si occupa di organizzazione eventi aziendali e congressi fin dagli anni ’80: la sede amministrativa ed operativa si trova a Milano ma opera in tutta Italia e si occupa di eventi ibridi e streaming già da molti anni. Il delicato momento attuale che l’industria degli eventi sta vivendo può essere sicuramente interpretato e colto come una possibilità per innovare e per scommettere sul futuro. È per questo che ti invitiamo a contattarci, senza impegno, per raccontarci le tue esigenze e valutare, assieme, la possibilità di realizzare l’evento ibrido che stai cercando.

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